5 tips for den vanskelige samtalen

Noen samtaler er mer krevende å gjennomføre enn andre. Det er lett å gå og grue seg til dem og det er også fort gjort å kjøre seg fast så det hele ender i at begge er i forsvarsposisjon og det ikke kommer så mye konstruktivt ut av samtalen. Det vil som oftest bety at en ny vanskelig samtale står for tur.

Det kan ikke loves at vanskelige samtaler blir noe å glede seg til, men om du følger disse fem rådene, er det  sannsynlig  at det blir en god samtale .

 
Tre faser i en samtale

Forberedelser, gjennomføring og oppfølging -  tipsene er fordelt så de dekker alle fasene.

Disse tipsene skraper i overflaten  på kunsten å gjennomføre gode samtaler, men en liten smakebit kan være svært effektivt og gjøre stor forskjell når du skal inn i krevende samtaler.

 Tips 1: Forberedelser: Se det fra den andres situasjon - ta fram empatien

Tips 2-4: Gjennomføring: Lytt - oppsummer - spør etter løsning

Tips 5: Oppfølging: Spør hvordan det går

Tips 1: Forberedelse og empati

Det er viktig å ha tenkt gjennom hva som er utfordringen i den ventende samtalen, ha konkrete eksempler på hva som er bra og ikke minst eksempler på det som er vanskelig, men det er ikke det som er det  viktigste  når du skal forberede deg.

Det viktigste du gjør er å ta fram empatien. 

Sett deg inn i samtalepartnerens situasjon og se det fra vedkommendes side. Ha med innstillingen om at alle gjør så godt de kan ut fra sine forutsetninger. Det er ingen som kjenner den hele og fulle historien bak en atferd – og det er alltid en årsak til atferden uansett hvor godt skjult den er.

Tenk gjennom hvilke bekymringer/frykt som kan ligge til grunn for atferden.

Tenk gjennom hva du kan møte i samtalen, dvs hvilke innvendinger og reaksjoner som kan dukke opp. Det er mange som har behov for å legge skylden på andre og/eller omgivelsene.

Hvordan kan du best mulig møte vedkommende?

Det kan også være smart å tenke over hvordan den andre kan oppfatte deg. Kan være du framstår mye skumlere enn du tror. Det er viktig å skape en trygg atmosfære.

Alle har behov for å bli

• Sett
• Anerkjent
• Inkludert

Ta med denne empatien inn i samtalen.

Tips 2 i Den vanskelige samtalen

I selve samtalen er det  avgjørende å skape trygghet og tillit for å ha mulighet til å lykkes med en god samtale.  Mange samtaler kommer skjevt ut fordi vi er mer opptatt av å få gjennom det vi mener er riktig enn å lytte etter hva som er problemet,. Den beste måten å løse et problem er å vite hva problemet er derfor er lytting tips nr 2:

Lytt med hele deg.

La vedkommende fortelle sin versjon og lytt etter underliggende frykt/bekymring, dvs let etter det som ligger bak – det er alltid en grunn til at mennesker gjør som de gjør. Hva de er redd for vil skinne gjennom når de får prate. Det er også viktig at du lytter med et genuint ønske om å forstå vedkommende, løse mysteriet - ja, knekke koden så du når gjennom.

Eksempel: En litt bøllete atferd, dvs dominerende og vet-best-atferd kan bygge på usikkerhet – frykt for ikke å være bra nok, ønske om anerkjennelse.

De kan oppleves som for selvsikre, kanskje selvgode, men styres ofte av frykten for ikke å holde mål selv.

En måte å møte dem på er nettopp å lytte etter hva som blir kommunisert – både det som sies rett ut og det som kommer fram når du leser mellom linjene. Du kan komme langt bare ved å vise at du ønsker å lytte til hva de har å si.

Et annet eksempel kan være underytere – folk som ikke gjør jobben sin.  Det er sjelden ren skjær latskap, men det bunner ofte i en underliggende følelse som kan skyldes frykten for ikke å være bra nok.

I stedet for å gjøre sitt beste vil det for mange være enklere å gjøre halvgodt arbeid så de har en unnskyldning for at resultatet ikke blir bra enn at de gjør sitt beste og ikke holder mål.

Når du lytter med empati, kan du klare å fange opp hva som ligger under.

Tips 3: Har jeg forstått deg riktig?

Når du har lyttet og synes du har en brukbar oversikt over hva som er problemet, så  oppsummer kort det du hører og spør vedkommende om du har forstått det riktig.

Vi tolker jo alt vi hører og ser ut fra vår modell av verden, dvs vår verdensforståelse som er bygget opp gjennom hele livet:

• blant annet ut fra hva som har vært viktig for deg
• hva som har vært viktig for din familie og dine venner
• alle erfaringene du har gjort deg – både gode og mindre gode årlige

Derfor er det viktig at du oppsummerer det du hører og spør om det gir et riktig bilde av situasjonen. Om vedkommende ikke er enig i din framstilling, vil du få informasjon av hva som er viktig og hvor skoen trykker.

Tips 4: Løsningsforslag

De fleste av oss vil ha mange meninger om hva som er smart å gjøre videre - vi er ofte gode til å gi råd, ogjerne med tanke på hva som har fungert for andre tidligere, gode råd som ikke nødvendigvis virker i denne situasjonen eller på denne personen.

Spør etter løsning fra vedkommende og forslag til hva som trengs for å komme videre.

Det er ikke sikkert du kan etterkomme forslaget eller ønsket, men det kan være mulig å finne en løsning som begge har innflytelse over og som dere begge kan føle eierskap til.

Det er viktig at vedkommende forstår at de er kun sin egen atferd de kan endre.

Dersom andre er involvert, kan du ikke love mer enn at du snakker med de andre, eventuelt at dere sammen tar et møte for å komme fram til en løsning.

Tips 5: Oppfølging

Følg opp vedkommende – det trenger ikke være veldig mye, men spør hvordan det går med planen, om hvordan ting er annerledes nå enn før samtalen.
Dette kan du gjøre enten som en avtalt samtale eller når det passer seg sånn uten at det trenger være noen formell samtale. Dersom ting ikke går så bra, vil det være naturlig med en ny samtale.

Noen konkrete råd i tillegg

- Unngå hvorfor som spørreord.
- Unngå bruk av «du er…» osv
- Bruk formuleringer som: Jeg opplever, jeg har inntrykk av - det gir rom for at det er din tolkning og at det finnes andre sannheter.

Når du følger disse tipsene ligger det godt til rette for gode samtaler uansett om det har vært en krevende/vanskelig innfallsvinkel.

Lykke til!

Vi anbefaler todagerskurs i coachende lederskap. Det vil gi deg et håndplukket utvalg av effektive og konkrete metoder og kunnskap i kommunikasjon

Hva mer vil du vite om kommunikasjon, utfordrende samtaler og relasjoner mm?
Sett deg på nyhetsbrev, vi sender inspirasjon, tilbud av og til (vi spammer deg ikke).
Få det her.

På studier hos SCALA lærer du mye om mange former for kommunikasjon. Det starter med Kommunikasjon og selvledelse.