Den vanskelige samtalen – for ledere

Vanskelige samtaler kan være ulike. Det avhenger av situasjonen, men generelt sett kan vi dele dem inn i kategorier basert på tema, relasjon og situasjon. Vi starter med en oversikt av de vanligste typene av «vanskelige samtaler».

Vanskelige samtaler på jobb

• Tilbakemelding: Gi eller motta kritisk tilbakemelding.
• Oppsigelser: Informere om jobbavslutning eller restrukturering.
• Konflikthåndtering: Løse konflikter mellom kollegaer eller team.
• Lønn eller forfremmelse: Forhandle om lønn eller avklare misnøye rundt karriereutvikling.
• Underprestasjon: Ta opp manglende måloppnåelse eller innsats.

Hvis du heller ville ha lest om personlige vanskelige samtaler, eller sensitive, sosiale, finansielle, kulturelle… - vær trygg, det kommer mer. 

Hvorfor kategorisere den «vanskelige samtalen»?

Det gir et rammeverk for å forstå hva som gjør samtaler vanskelige og hvordan du kan forberede deg – enten som leder, venn, forelder eller partner. Selv om antallet slike samtaler kan være uendelig, vil bedre forberedelse hjelpe deg å håndtere dem mer effektivt.

Kjenner du at det knyter seg i mellomgulvet bare du tenker på «det………» ? Du vet du bør, du vet du må og du vet at det skal skje...når bare…

Gjort riktig skaper du motivasjon hos medarbeidere.

Det loves ikke at «den utfordrende samtalen» blir noe du gleder deg til når du følger disse tipsene, men sannsynligheten for at det går fra en utfordrende til en GOD-samtale er stor. En ting er helt sikkert: Du har ingenting å tape på å teste det ut…

La du merke til at vi byttet fra «den vanskelige samtalen» til «den utfordrende samtalen»?  Hvorfor gjør vi det? Fordi når du innstiller deg på at noe blir vanskelig vil du møte det som om det allerede er vanskelig.
Som leder er du ikke redd for en utfordring😉. En utfordring gir flere muligheter enn noe vanskelig.

Vet du at du skal ha «en utfordrende samtale»?

Er du som ledere flest vil du se for deg alle utfall samtalen kan få. Vi antar at det er flest av de negative utfallene du tenker på – ellers hadde du ikke lest dette innlegget akkurat nå.

Hjernen er ikke alltid din beste venn

Visste du at hjernen ikke vet forskjell på tanker du tenker om det som kan skje, og det som faktisk skjer når det skjer? Det betyr at ved krisemaksimering av tanker på utfallet av samtalen, så kjenner kroppen på alle følelser som om det faktisk allerede har skjedd…

Hvordan vil du møte den du skal ha samtalen med om du har levd gjennom «worst case»- scenarioet i hode og kropp x antall ganger før du endelig tar initiativet? Sannsynligheten er stor for at du starter samtalen i forsvarsposisjon. Du «vet» jo hvordan det ender allerede…

Her får du et konkret verktøy som gjør store endringer når du velger å bruke det.
For å bli skikkelig god på de utfordrende samtalene trengs trening. Har du ofte disse typer samtaler anbefaler vi kurs i tillegg til tipsene under.

Den utfordrende samtalen består av tre faser: 
Forberedelse, gjennomføring, oppfølging.

Forberedelsesfasen:

• Sett deg i den andres posisjon og finn frem din empati.

Ha som innstilling at «alle mennesker gjør så godt de kan ut ifra de ressurser de har tilgjengelig der og da». Det er ingen som kan vite hva som ligger bak noens atferd, det er alltid er en grunn til atferden - uansett hvor godt skjult den er….

• Hva er utfordringen/formålet i den kommende samtalen?

Fra et nøytralt sted (legg vekk egne følelser) tenker du gjennom hva som kan bli/er utfordringen/e i den kommende samtalen.

• Finn gode eksempler på hva som er bra og hva som er utfordrende.
  Se for deg hva du kan møte på i samtalen, som f.eks. innvendinger, spørsmål, påstander etc. Du vil for eksempel ofte møte behov for å «legge skylden» på andre og/eller eksterne faktorer… 

Det er null poeng i å gi en tilbakemelding uten et reelt eksempel å vise til.
«Så flink du var» (flink til hva?).
«Du leverte ikke» (leverte på hva?),
«Det kunne vært mer initiativ» (initiativ til hva?) 

• Finn ut hvordan du kan skape en god atmosfære for samtalen. Tenk gjennom hvordan du kan virke for den andre, hvordan oppfatter han/hun deg? Fremstår du strengere, sintere, skumlere enn du ønsker å oppfattes/er? Prøv ut i speilet, for husk du selv er den du ser minst. 

• Mål for samtalen

Ha en klar intensjon med hva, hvorfor og hvordan du vil formidle budskapet som er målet for samtalen.

Uansett hva som er tema er det tre ting alle mennesker har behov for - og spesielt i en slik situasjon.

 BLI SETT – BLI ANERKJENT – BLI INKLUDERT

 
Gjennomføringsfasen:

Bruk det du har gått gjennom i forberedelsesfasen. Begynn med å skape trygghet og tillitt – det er nøklene til å lykkes med den gode samtalen.

LYTT! Mange samtaler kommer skjevt ut allerede i innledningen – fordi vi ofte er mer opptatt av å få gjennom våre egne meninger, oppfatninger eller budskap enn å lytte etter hva som egentlig er utfordringen. Den beste måten å løse en utfordring på er å finne ut hva utfordringen egentlig er!

Tips: «Jeg vet best-adferd» kan skyldes usikkerhet, frykten for å ikke være god nok eller ønske om anerkjennelse, og angrep er ofte beste forsvar…
TIPS: Behold roen, ikke bli med på aggressiv, dominerende eller annen negativ atferd. Utfordrende? Bit deg lett i leppen, eller klyp deg selv i låret.

1. Åpning av samtalen 

Sett rammer for samtalen med åpne spørsmål. 

Eksempel: «Jeg ønsker å snakke om X, slik at vi sammen kan finne en god løsning for begge parter».

En slik innledning skaper trygghet, og her bekrefter du samtidig at målet er samarbeid og støtte – ikke kritikk.

2. Utforskningsfasen 

Bruk aktiv lytting. Du avbryter ikke,  du bekrefter ved nikk og refleksjoner, og du stiller ÅPNE spørsmål. For eksempel:

«Hvordan opplever du situasjonen?»

«Hva tenker du selv kan være årsaken til denne situasjonen?»

Når du lytter med hele deg betyr det at du ikke kun hører etter hvordan ting blir sagt, men også HVORDAN. Ligger det frykt, usikkerhet, sinne eller annet der? SPØR!
«Jeg opplever at dette gjør deg opprørt, er det korrekt oppfattet?»

Om NEI – fortell hva du har lagt merke til som gjør at du opplever det sånn.
Om JA – Hva eller hvorfor gjør dette deg opprørt?

Det er viktig at du lytter med et genuint ønske om å forstå vedkommende. Først når du forstår motparten vil du ha mulighet til å nå gjennom til han/henne.

3. Utforsk fremtidsrettede løsninger.
Når utfordringen er tydeliggjort, spør:

«Hva mener du vil være løsningen på dette?»

«Hva trenger du fra meg for å kunne håndtere dette videre?»

4. Avslutning
Nå er det tid for å oppsummere samtalen dere har gjennomført:

• Gjenta det som har blitt diskutert og hvilke tiltak som er avtalt:

«Så vi er enige om……..?»

«Er det noe du mener vi har glemt?»

• Avslutt med å uttrykke og bekrefte tillit og støtte.

«Jeg har tro på at du kan løse dette, og jeg er her for støtte om du trenger det»

• Avtal oppfølging. Konkret hva skal skje videre, og når det skal være klart/følges opp.

Tips til tydelig og effektivt språk

Dette tipset kan du bruke i all kommunikasjon!

Bytt ut «man» til hvem du egentlig snakker om; er det deg, meg, teamet, bedriften etc. Bruk av «man» skaper en distanse – du tar ikke eierskap til det du snakker om. Hvem er «man»?  I den utfordrende samtalen er det ekstra viktig å unngå «man».

«Man har bestemt seg for å nedbemanne».

Hvem er man? Er det deg? Er det ledelsen? Er det styret? Forteller du hvem det er vil du skap tillit hos den du snakker med, og vedkommende vil vite, ikke tro…..

Bli inspirert av lederen som endret det ene ordet og fikk helt andre resultater.
I noen situasjoner kan det være en fordel å bruke «man», men det er et annet innlegg 😉

Oppfølgingsfasen

Etter samtalen reflekterer og evaluerer du:

• «Hvordan gikk samtalen?»
• «Er det noe jeg vil gjøre annerledes neste gang?»
  Om ja: «Hva kan jeg gjøre på en bedre måte for et bedre resultat?»
  
  

Følg opp- Hold avtalen dere inngikk i samtalen

• Ta kontakt som avtalt
• Vis engasjement for utvikling
  
  

Denne måten å gjennomføre «den utfordrende samtalen» på vil hjelpe deg å balansere tydelighet med empati, samtidig som du skaper gode rammer for vekst og samarbeid.

Lykke til med din neste utfordrende samtale – for det kaller du det det fra nå av, ikke sant?

Anbefaling: Kurset du lurer på hvorfor du ikke har tatt før...
Sjekk ut Kommunikasjon og selvledelse

Vil du vite mer om coachende lederskap, kommunikasjon, selvledelse, coachutdanning og coaching - la oss ta en prat.