Lær å si nei til telefonsamtaler som stjeler tiden din

Hun er et ja-menneske, og sukker litt mens vi snakker om de siste travle dagene: 

• Det skulle bare være en 10-minutters samtale men det ble to timer! Jeg har ikke fått gjort noen ting i dag!
• Det er så mange som ber meg om en samtale eller et møte, hvordan kan jeg si nei – det er jo viktige ting men det blir endeløse telefonsamtaler.
• Jeg har ikke rukket å lese e-posten min på to dager!

Om du nikker mens du leser dette (eller rister oppgitt på hodet) så får du konkrete tips her.

Hvordan bli kvitt endeløse telefonsamtaler?

Min venninne og jeg snakket om hvorfor hun ble sittende fast i telefonen så ofte mens jeg ikke har det problemet i det hele tatt.
Jeg innså at jeg gjennom mange år har innført noen vaner i min kommunikasjon som gjelder både meg selv og mine vanligste kontakter.

Din dag, din agenda

Når noen ringer mens du jobber med dagens viktigste oppgave, si:

Beklager, jeg sitter midt i noe viktig nå, kan du sende meg en kjapp e-post så svarer jeg deg etterpå?

Det som skjer her er at du kan fortsette å jobbe med det som er DIN agenda for dagen, og at du venner folk til å skrive e-post.
Når de må skrive det de vil snakke om, så blir de mer konkrete, og du vil kunne svare raskere og mer effektivt – enten om du faktisk ringer dem tilbake eller om du kan svare skriftlig.

Når du svarer skriftlig kan du også frigjøre plass i korttidsminnet. Mindre stress, rett og slett. Og skriftlig dokumentasjon på hva kommunikasjonen handlet om, som kan være nyttig senere.

Når du selv vil snakke med noen

Send en melding og avtal tid. Bra for deg, bra for dem. Bevisstgjøring av tidsbruk, agenda og resultat.

Hei, jeg trenger en prat med deg om xxxx, har du tid fredag kl. 0900?

Svar på e-post innen et døgn, helst samme dag!

Dette er uhyre viktig, og kanskje akkurat det du trenger for å bryte en tidkrevende (u)vane.

Når du svarer på e-post samme dag, så vet folk at de får svar samme dag. Da slipper du en dårlig sirkel av at du svarer på e-post litt for sent, som betyr at folk ringer deg isteden, som betyr at e-posten din fyller seg opp, og når du endelig har tid til å se over den så er saken allerede avklart gjennom uendelige telefonsamtaler og du bruker bare masse tid på å slette og rydde. Pluss at du også har sms’er og pm’er i sosiale medier fordi de viktige tingene som folk MÅ ha svar på prøver alle kanaler for å nå deg.

Svimmel? Bra.
Gjør noe med det.
Du kan ikke skylde på andre. Du må gjøre selv.
Jeg vet at det funker.

PS 1: Husk at svart humor, ironi, banneord og spydigheter ikke funker så godt skriftlig.

PS 2: Du som vil lære mer om kommunikasjon, selvledelse og målsetting – du har kommet til riktig sted 😊