Slik bruker du Zoom breakout rooms - digitale grupperom

Å jobbe med digitale grupperom er praktisk, fleksibelt og lett for deg som skal undervise på nett, og ha gruppeoppgaver mellom teori og felles møte.
Her er noen grunnleggende tips til å sette opp og jobbe med digitale grupperom på Zoom - Breakout rooms.

Du kan også finne en artikkel om hvordan du setter opp Zoom som vert, og
hvordan du blir med på et Zoom-møte om du ikke har gjort det før.
Disse har hjulpet mange tusen siden starten av korona.

Breakout rooms, på norsk: digitale grupperom

Du kan

• Velge antall grupper du vil dele opp deltakerne i.
• Be systemet sette opp tilfeldig sammensatte deltakere i hvert rom.
• Fordele deltakere til rommene selv.
• Endre sammensetning, flytte folk mellom rom etc.
• La folk velge rom selv.
• Du kan endre antall og sammensetning for hver gang, dersom du har flere gruppeøvelser i løpet av dagen/møtet.

TIPS: Digital undervisning funker best med korte teori-økter brutt opp av spørsmåls- og refleksjonsrunder og hyppige øvelser i grupperom. Selvsagt avhengig av ditt tema og størrelse på gruppe. For at alle skal være aktivt med kreves det litt mer styring av taletid enn i klasserom. Det er for eksempel mer effektivt at møteleder ber konkret navngitt person om en mening enn å si «er det noen som vil starte».

Forberedelse

Dersom det er du som skal sette sammen deltagerne og du vet hvem som skal være med, f.eks. i en klasse, så kan det være lurt å forberede gruppene.

• Hvor mange øvelser skal du ha,
• hvor mange skal det være i hver gruppe,
• skal de jobbe med ulike folk hver gang slik at alle får jobbet med alle i størst mulig grad.

Tips: Det kan være lurt å ha en teknisk vert (host) slik at den som snakker kan konsentrere seg om faglig innhold, men det kommer an på gruppen, størrelsen og dine ressurser.

Start

Du starter sendingen som vanlig. Den som er vert har «breakoutrooms» som et valg på sin verktøylinje nederst på skjermen.

Klikk på denne, velg antall rom og hvilken inndeling du skal ha.

Når du er klar klikker du på «Open all rooms»
Deltakerne forsvinner fra hovedrommet og går til sine rom. De må selv klikke på «Join room».

Mens de er i sine grupperom, har du som vert full oversikt over hvem som er hvor. Grønn knapp at de er inne i rommet, og «not joined» om de er ute av det. Er de ute av det skal de være i hovedrommet sammen med deg.

Tips: Dersom du har både teknisk ansvarlig og fagansvarlig kan begge bli værende i hovedrommet. Bare la fagansvarlig stå som "unassigned" 

Underveis, be om hjelp, være tilgjengelig

- Deltakerne kan selv velge å komme tilbake til hovedrommet når de vil. Klikk på Leave nede til høyre i grupperommet.

- Du som er vert kan gå inn i de ulike rommene. Dette kan være nyttig for å sjekke om de trenger hjelp eller kunne svare på spørsmål. Klikk på Join til høyre for en gruppe.

- Deltakerne kan be om hjelp, da får du beskjed og kan gå inn til gruppen som trenger det. Her er det viktig at riktig person er tilgjengelig.



- Du kan sende alle en felles beskjed (broadcast) underveis, uten å gå inn i rommene.
For eksempel:
Nå er vi halvveis, bytt retning på oppgaven
eller: Nå er det 2 minutter igjen.

Tips: Avtal på forhånd slik at deltakerne kan forvente at du stikker innom.

Tips: Dersom du har teknisk fasilitator som har satt opp alt, kan du gjøre fagpersonen til vert i perioden de jobber i digitale grupperom, slik at vedkommende lett kan svare på spørsmål om noen spør om hjelp.

• Klikk på Participants (deltakere) slik at boksen med deltakere vises.
• Klikk på «More» ved personens navn.
• Klikk på «make host». Da mister du kontrollene som vert på menylinja nederst, og du kan når som helst klikke på «reclaim host» nederst til høyre på deltakerlista.

Avslutning av grupperom

Når du er klar til å avslutte klikker du på Close all rooms. Da får du opp en gul nedtellingsknapp. Den er satt til 60 sekunder, men du kan endre til kortere tid i innstillingene på forhånd.
60 sekunder er en fin tid til å avslutte gruppene.
Deltakerne kan velge å avslutte med det samme og komme tilbake til rommet, eller de blir automatisk sendt dit når nedtellingen er ferdig of rommene lukkes.
 

Endre gruppe til neste øvelse

Før neste øvelse kan du sette opp nye rom, fordele på nytt eller la gruppene stå hvis det er samme grupper som skal jobbe sammen i neste øvelse.

Tips digitalt vs fysisk undervisning:

Digitale grupperom funker helt glimrende! Deltakerne får ro til oppgaven, de har fleksibilitet til å forlate rommet og komme tilbake til hovedrommet, og de kan be om hjelp. I en vanlig møte/klassesituasjon med gruppeoppgaver kan de bli forstyrret av andre grupper.

Ulempe: Dersom du har kurs og oppgaver som krever fysisk bevegelse/avstand til kamera så kan det være mer krevende med lyd og detaljer.
Deltakerne bør så langt som mulig bruke PC/mac, ikke mobil.

Tips: Opptak

I innstillingene når du satte opp møtet så valgte du om du skal ha automatisk opptak eller ikke. Dersom du skal gjøre opptak er det mange ting du må være oppmerksom på.

• Avtale med deltakerne at det blir tatt opptak og hvor det skal brukes. Hos oss brukes de i en lukket portal for repetisjon, og er ikke tilgjengelige for noen andre.
• Det er lurt å stoppe og starte opptakene til relevant innhold, så det blir minst mulig redigering etterpå. Dette krever fokus, det er fort gjort å glemme…
• Du kan velge om du skal lagre opptak i skya (på din Zoom-side) eller på lokal PC. Min erfaring er at det er raskere og sikrere å lagre i Zoom. Det gir deg også fleksibilitet når du endrer vert
• Du har begrenset med lagringsplass i Zoom. Last ned opptaket til egen PC for videre bruk, og slett de deretter i Zoom. Du kan velge å laste ned både video, audio og chat som separate filer. Last ned det du har behov for.

Relevante lenker:

Slik setter du opp Zoom som ansvarlig vert.
Slik deltar du på Zoom.

MetaResource er en ledende skole for personlig utvikling, kommunikasjon og ledelse, hvor profesjonelle coacher er hovedproduktet. Vi har høy faglig og teknisk kompetanse.

I motsetning til tekniske systemer som Zoom, handler ikke coaching og utdanning i mental trening om faste oppskrifter eller konkrete råd. Det handler om hva som er viktig og riktig for deg, det handler om å stille de gode spørsmålene slik at du kan finne det du trenger å gjøre for å utvikle deg og få den endringen og utviklingen akkurat DU vil ha. 

Du får en verktøykasse - og så bygger du ditt hus etter ditt eget hode. 

Nysgjerrig på hva mental trening kan gjøre for deg?