Kom i gang med digitalt møte – praktisk steg for steg oppskrift til Zoom

Zoom er et av flere digitale verktøy for møteplasser. Vi har brukt det lenge, det har mange nyttige funksjoner, og her får du en enkel oversikt over hvordan du kommer i gang og hvilke muligheter du har.
Listen er ikke fullstendig, men nok til at du kommer i gang!

Her egen artikkel med oppskrift på å bruke breakout rooms, digitale grupperom.

Så kan du glede deg til ny læring og flere muligheter etter hvert som du blir kjent med Zoom.
Det er en del teknisk her, du får det så enkelt som mulig med helt vanlig språk.
Nederst i artikkelen er det noen tips til lys, vinkel og bakgrunn.
Der finner du også noen tips til kommunikasjon. 

Skal du ikke lage et møte selv, men har fått en invitasjon til å være med på et møte?
Da kan du lese her hvordan du lett kommer deg inn på det digitale møtet.

Grunnleggende oppstart

Zoom finnes kun i engelsk utgave.

• Gå til https://zoom.us/
• Klikk "Agree and proceed" og deretter "Close" på det oransje varselet som kommer opp som egen boks.
• Klikk på "Sign up, it’s free" - alt du trenger er din e-postadresse. Svar ja på boksen som kommer opp om å få e-poster, dette kan du endre siden.
• Du får en e-post med lenke til å aktivere kontoen. Her skal du sette hele navnet ditt og passord.
  Du får mulighet til å invitere kollegaer, svar "skip this step".
• Da får du opp din side, med en Personal meeting ID som du kommer til å bruke mye!

Les lenger ned før du begynner!

INNSTILLINGER

Klikk på Settings fra menyen på venstre side. Her skal du gjøre noen enkle innstillinger.

• Host video: ON (knappen skal være blå)
• Partcipants video: ON
• Audio type: Telephone and computer audio
• Join before host: Jeg pleier å ha den av, det er vanligvis ikke noe poeng i at deltakerne kommer på før deg. Dersom dette brukes fast til en team-møte som kjenner hverandre, så kan den stå på.
• Alt med PMI og passord pleier jeg å ha AV. Dersom du skal ha mange ulike møter, mange deltakere, og er usikker på hvor møtelenka vil deles, så kan du slå på passord.
• Mute participants upon entry: Hvis det er et stort møte så er det lurt at alles mikrofon automatisk er AV.  Du kan endre innstillingene etter behov og møtetype.
• Upcoming meeting reminder: Vil tro de fleste sender ut egen e-post eller melding, men du kan ha denne på og la systemet sende påminnelse.
• Chat: blå knapp PÅ på alle 3.
• Play sound: Du kan få et pling når noen kommer inn eller går ut av møtet. Noen ganger nyttig, som oftest irriterende. Velg etter behov og størrelse på møtet.
• File transfer. Kan gjerne stå på, i team-møter vil det kunne være behov for å dele filer.
• Co-host. Har du en som hjelper deg med det tekniske, følge med på chat etc, så kan denne stå på.
• Polling: Kjempelurt. Du kan lage kjappe spørreundersøkelser til de som er med. Ikke det første du behøver å tenke på, men smart å vite at det finnes.
• Screen sharing: PÅ. Du kan velge om det bare er du som møteleder som skal kunne dele skjermen din, med flere valg. Her er mitt anbefalte oppsett for enkel bruk, mindre møter.

• Whiteboard: PÅ.
  Dette er gøy og nyttig. Du kan tegne med «frihånd» (avhengig av hvilken type enhet du bruker), du kan velge mange ulike farger, streker, bokser etc. Fin til barn og kreative møter, samt arbeidsmøter.
  
  Det er mange flere valg, men til å begynne med behøver du ikke bry deg med de. Nå kan du nok til å komme i gang!

START GRATIS

Du ser her hva du får.
Start gjerne gratis, men maks møtetid er maks 3 personer maks 40 minutter. Skal du ha mer/flere enn det så kjøp Pro, det koster kun 14,99 USD pr. mnd.

Tips: Om dere er maks 4-5 stk og skal bruke lenger enn 40 minutter, så kan dere passe på tiden, og starte et nytt møte når 40 minutter har gått. Anbefaler likevel pro-pakken.

NÅ ER DU KLAR!

1. Umiddelbart møte «Skal vi ta en prat på Zoom nå?»
Da sender du din lenke til den andre, klikker deg inn på samme lenke selv, og vips så har du et virtuelt møterom med to personer. Det er hyggelig å se hverandre!

Du kan bare prate, du kan dele skjermen din, du kan bruke whiteboard. Sannsynligvis skal du ikke ta opptak på et sånt møte, men hvis du skal, så husk å klikk på Record.

2. Planlegg møte frem i tid:

Klikk på Meetings in menyen til venstre.
Klikk på Schedule meeting.
Gi møtet et navn, velg tid. Innstillingene fra Settings, som du allerede har gjort, gjelder.
Bla gjennom og se om du skal endre noe.

OBS! Helt nederst kan du velge om du skal ta automatisk opptak, enten på egen pc eller i skya.
Velg gjerne skya, da får du opptak som inneholder video, egen fil for audio (kun lyd), og chat.
Du finner dem under Recordings fra menyen. Husk å laste dem ned til egen pc etterpå, og slett dem deretter fra recordings, det er begrenset lagringskapasitet der.

Video og audiofilene kan brukes til mye dersom du vil!
YouTube, podcast, embedded på egen hjemmeside… Mange muligheter!

Når du klikker på Lagre, så får du en unik url som er DITT MØTE.
Denne kan du sende til de som skal være med på ditt møte.

Når møtet skal begynne, limer du inn den ulike url’en i nettleseren og ser deg selv på skjermen. De andre kommer på etter hvert, og skjermen deler seg i så mange bilder som det er deltakere.
På de fleste møter nå må du klikke ADMIT for å slippe inn de andre. Om du har begynt å snakke før alle er med, så følg med på dette. 

Du kan også starte møtet fra zoom.

Slik styrer du møtet

Eksempel på møte med mange, uten presentasjon.
Her er det ikke plass til alle på en side, så du kan bla, se pil i høyre og venstre hjørne. Du ser også mikrofon med av eller på på hver bilde. 
En fantastisk måte å møte både nye og gamle! 


Har du kjøpt webinar i Zoom? Da kan du bruke mye av det samme som beskrevet her for møter.

1. Dette panelet er viktig. Om symbolene ikke vises, hold musa nederst i Zoom-vinduet til disse dukker opp.  
Klikk på Participants for å se alle som er med. Her kan du sette styre lyd av og på. De kan også gjøre det selv. 

Snakkebobla er chat, den er kjempefin å bruke på store møter.  Klikk på den for å få opp chatboksen. 

Klikk på Invite for å få med flere, dersom noen ikke har fått invitasjonen. Du får opp en vindu hvor du kan "copy URL" og sende til noen på chat eller e-post. Når de kommer inn hører du en plingelyd og må slippe de inn i møterommet. 



2. Her kan du skru av og på både lyd og video av deg selv. Som møteleder bør du ha på begge to hele tiden. 

3. Mellom presentasjonen og møteleder er det to små streker som deltagerne kan dra i for å endre størrelsen på de to delene. Kjekt å vite. 

4. Her kan du velge om du vil se alle som er med eller bare møteleder og presentasjon. Prøv deg frem med de ulike funksjonene!

PS, dette bildet er fra PC. Det ser litt annerledes ut på mobil men ikonene er de samme og det er lett å bruke.

5. Chatboksen. Denne kommer opp som en frittstående boks, du kan sette musa øverst i denne boksen og dra den rundt på skjermen til der du vil ha den. Du kan også dra i sidene slik at den blir utvidet. Hvis det er mange som deltar og stor aktivitet her, kan det være lurt å ha den større slik at du får med deg alt. 
Du kan sende melding til alle (everyone), eller klikke på nedtrekkspila og sende en privat beskjed. Perfekt hvis du har en assistent på møtet. 
Vær oppmerksom på at du ikke ser denne boksen når du har delt skjerm og viser presentasjon.

6. Raise hand kan du klikke på dersom du har et spørsmål eller noe du vil si. Det er akkurat som å rekke opp hånda i et fysisk møte, og møteleder får beskjed i riktig rekkefølge og kan ta deg inn i møtet. Møteleder kan også stenge eller slå på lyd og video. 

7. Dersom møtet er satt opp slik at du kan se hvem som er med, ser du listen her. 
Raise hand vises nederst her, og oversikt over hvem som har lyd og video av eller på. 

8. Her ser du hvem sin skjerm vi ser på, og den blå er hvem som snakker til enhver tid.

9. Dersom du tar opptak, lyser det rødt her. Dersom du ikke har satt det på, og ønsker det, klikk på record i panelet (1).

DEL SKJERM

Skal du vise en presentasjon, så ha den åpen på PC’n i lesevisning, klikk på Share, og velg den boksen på skjermen som har din åpne presentasjon.
Tips: Ha minst mulig annet åpen på PC’n. Både på grunn av enkel oversikt og eventuell trøkk på internett.



Gå gjerne frem og tilbake mellom presentasjonen og fullt kamera, for å sjekke kommentarer på chat og spørsmål.
Om du skal vise andre ting så ha det relevante mediet åpent slik at du kan dele skjerm fra hva du vil.

Lys og vinkel: Unngå nesebor og dobbelthaker

Har du bærbar pc, nettbrett eller mobil, er det fort gjort å ha den på bordet foran deg. Det er ikke alltid like heldig! Her er noen tips:

• Sørg for at kameraet på din enhet er i øyenhøyde. Sett pc’n på en stabel med bøker, en kurv eller noe.
  
  
• Ha godt nok lys. Aller best med et vindu foran deg (aldri bak deg!), da får du sterkt godt dagslys rett på. Er det om kvelden eller dårlig lys så ta en skrivebordslampe og snu lyset rett på deg. Det kan virke for lyst, men det funker, og du trenger mer lys enn du tror. Det finnes selvsagt profesjonelle lys som ikke koster så mye, men det kan du investere i senere. Det enkle funker fint! Godt lys er viktig, ellers blir hele sendingen kornete. 
  
  
• Ha på deg ensfarget overdel. Mønster blir veldig fort rotete og forstyrrende.  Kle deg profesjonelt.
  
  
• Vær på et rom der du kan lukke døren, så du ikke blir forstyrret av unger, bikkjer og TV’n i det andre rommet.
  
  
• Pass på bakgrunnen. Rydd om nødvendig. For viderekomne: Det er mulig å laste ned en virtuell bakgrunn så det ser ut som du sitter på stranda. Tar ikke det med her. 
  
  
• Når du snakker til forsamlingen, se på selve kameraet, ikke på ansiktene til alle de andre. Dette er vanskelig, men gir deltakerne et mye bedre inntrykk av deg, og nærhet til budskapet ditt.
  
  
• Snakk tydelig, og dersom lyden ikke er god nok, bruk mikrofon. Vær interaktiv akkurat slik du er på et ekte møte i et ekte rom. Dette er ekte mennesker du snakker til og med. 
  
  
• Enten du leder et møte eller deltar ikke ligg henslengt i sofaen med nettbrettet på fanget. Sitt på en stol, det viser oppmerksomhet og respekt.  Det gjelder selv om du ikke skal si noe. Tenk at du sitter i et vanlig møte rundt et bord. 

Kommunikasjonstips fra oss som til vanlig jobber med mental trening of coaching

Denne artikkelen er mest teknisk. Til vanlig jobber vi med mennesker og kommunikasjon. Å kunne snakke godt med alle slags mennesker, å ha kontroll på egen tilstand, å delta og mestre denne verden som så plutselig ble helt annerledes, det er vår kjernekompetanse. 

• Vil du bli mer oppmerksom på din egen måte å snakke på?
• Vil du øke forståelse og få bedre samspill med de hjemme du nå har tett innpå deg hele tiden?
• Vil du oppfatte kommunikasjonsmåter raskere med de du treffer online?

Husk at ingen blir verdensmester første gang, og husk at Zoom er laget for å være enkelt, effektivt og nyttig.

Skal du invitere til et Zoom-møte og vet at deltakere aldri har vært på Zoom, da kan du sende dem denne oppskriften. 

Er online billigere? 
Ja, men fysisk tilstedeværelse gir bedre læring. Det er vår erfaring etter pandemi-årene, og vi er stolte og glade for å ha hovedvekten av våre kurs i fysiske rom.  Her er kurs og studier fra oss, SCALA academy. Kommunikasjon, ledelse og coaching. 

Kristin Daly
tel: 91646695
[email protected]


Lenker oppsummert:
https://zoom.us/ 
Nybegynnerguide for deltakere.

Fra en online undervisning. Det krever god teknisk hjelp i tillegg til annet opplegg fra den som underviser.